Partager des fichiers et des dossiers en interne à partir d'un dossier d'équipe

Partager des fichiers et des dossiers en interne à partir d'un dossier d'équipe

 

Par défaut, tous les fichiers et dossiers d'un dossier d'équipe sont partagés avec tous ses membres. Cela évite d’avoir à partager à nouveau des fichiers et des dossiers avec des individus.
    Seuls les administrateurs et organisateurs d'un dossier d'équipe peuvent partager ses fichiers et dossiers avec d'autres membres de l'équipe et des utilisateurs externes.
     
    Zoho WorkDrive vous permet de partager vos fichiers et dossiers en interne à partir des dossiers d'équipe des manières suivantes :
    Partagez un fichier ou un dossier avec des membres qui ne font PAS partie de votre dossier d'équipe
    Partagez un fichier ou un dossier avec toute votre équipe

    Partagez un fichier ou un dossier avec des membres qui ne font PAS partie de votre dossier d'équipe
    1. Sélectionnez un dossier d'équipe dans le volet de gauche sous DOSSIERS D'ÉQUIPE.
     
    2. Par défaut, l'onglet DOSSIERS sera affiché dans votre dossier d'équipe.
    3. Sélectionnez un fichier ou un dossier et cliquez sur l'icône de partage dans la barre d'actions supérieure. Une boîte de dialogue de partage apparaîtra.
    Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un fichier ou un dossier et sélectionner Partager.
     
    4. Saisissez l'adresse e-mail du membre de votre équipe et attribuez un niveau d'accès.
 
 
Les autorisations pour les fichiers incluent :
Partager : les collaborateurs peuvent partager, modifier et ajouter des commentaires au fichier.
Modifier : les collaborateurs peuvent modifier et ajouter des commentaires au fichier.
Afficher et commenter : les collaborateurs peuvent afficher et ajouter des commentaires au fichier, mais ne peuvent pas le modifier.
Afficher et remplir - Les collaborateurs peuvent lire le fichier et remplir les champs qui leur sont attribués.
Afficher : les collaborateurs peuvent uniquement afficher le fichier partagé.
Les autorisations pour les dossiers incluent :
Organiser - Les collaborateurs peuvent créer, modifier, organiser et partager des fichiers dans le dossier, et y ajouter des commentaires.
Modifier : les collaborateurs peuvent créer, modifier et ajouter des commentaires aux fichiers contenus dans le dossier.
Afficher - Les collaborateurs peuvent afficher et ajouter des commentaires aux fichiers contenus dans le dossier.
Pour envoyer un e-mail de notification, cochez la case Notifier les personnes.
Pour envoyer un message personnalisé avec votre notification, cliquez sur Ajouter un message.
5. Cliquez sur Partager.
 
Vos utilisateurs peuvent trouver les fichiers et dossiers partagés dans leur section Partagé avec moi.
 

Partager un sous-dossier dans un dossier d'équipe
Vous pouvez partager et accorder un accès en modification à un sous-dossier ou à un fichier dans un dossier d'équipe pour les membres ayant le rôle d'observateur ou de commentateur. Cela sera utile lorsque vous aurez besoin d'un membre d'un dossier d'équipe disposant d'un accès à l'affichage/commentaire pour créer, modifier et commenter les fichiers disponibles dans un dossier d'équipe ou ses sous-dossiers.
Partagez un fichier ou un dossier avec toute votre équipe
1. Sélectionnez un dossier d'équipe dans le volet de gauche sous DOSSIERS D'ÉQUIPE.
 
2. Par défaut, l'onglet DOSSIERS sera affiché dans votre dossier d'équipe.
 

 5. Par défaut, les membres du dossier d'équipe et les collaborateurs partagés seront sélectionnés. Sélectionnez N'importe qui dans l'équipe et attribuez l'une des autorisations d'accès ci-dessous.
 
Les autorisations pour les fichiers incluent :
Modifier : les collaborateurs peuvent modifier et ajouter des commentaires au fichier.
Afficher et commenter : les collaborateurs peuvent uniquement afficher et ajouter des commentaires au fichier, mais ne peuvent pas le modifier.
Afficher uniquement : les collaborateurs peuvent uniquement afficher le fichier.
Les autorisations pour les dossiers incluent :
Modifier : les collaborateurs peuvent créer, modifier et ajouter des commentaires aux fichiers contenus dans le dossier.
Afficher - Les collaborateurs peuvent afficher et ajouter des commentaires aux fichiers contenus dans le dossier.
 
  • 6. Cochez la case Définir l'expiration pour définir une date d'expiration pour le fichier ou le dossier partagé. Cela rend votre lien de partage invalide après la date définie.
     
    7. Cliquez sur Enregistrer.
     
    8. Cliquez sur Copier pour copier le lien permanent et l'envoyer aux membres de votre équipe par e-mail ou par chat.
     

    Les fichiers partagés avec toute votre équipe n'apparaîtront PAS dans la section Partagés avec moi de vos utilisateurs. Si vos utilisateurs ont accédé à un fichier ou un dossier via un lien permanent, celui-ci apparaîtra dans leurs fichiers récents.
    Supprimer ou arrêter de partager des fichiers ou des dossiers
    Sélectionnez un fichier ou un dossier et cliquez sur l'icône de partage dans la barre d'actions supérieure. Une boîte de dialogue de partage apparaîtra.
    Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un fichier ou un dossier et sélectionner Partager.
    Si vous souhaitez arrêter de partager un fichier ou un dossier avec des collaborateurs individuels, cliquez sur à côté du nom du collaborateur.


    Si vous souhaitez arrêter de partager le fichier avec l'ensemble de votre équipe, cliquez sur Modifier la visibilité à côté de Lien permanent et modifiez votre préférence sur les membres du dossier d'équipe et les collaborateurs partagés.